Cómo organizar las reservas sin software (y sin volverte loco)

En resumen: Antes de gastar en software, ordená lo que ya tenés. Un sistema manual bien organizado funciona mejor que un software mal implementado.

"No podemos pagar un sistema ahora, pero esto es un desastre."

Esa frase aparece todo el tiempo.

La buena noticia: podés ordenar las reservas hoy mismo, sin gastar un peso en software.

La mala noticia: requiere disciplina. Pero es más fácil de lo que parece.

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El problema real

No es que te falte tecnología. Es que tenés demasiadas fuentes de información.

Resultado: Conflictos de reservas, tiempo perdido buscando info, y estrés innecesario.

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El sistema manual que funciona

Regla #1: Una sola fuente de verdad

Elegí UN lugar donde van todas las reservas. Solo uno.

Clave: No importa cuál elijas. Lo que importa es que sea el ÚNICO lugar donde se registran reservas.

Si alguien llama por teléfono, la reserva va ahí. Si alguien viene en persona, la reserva va ahí. Si alguien manda WhatsApp, la reserva va ahí.

Sin excepciones.

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Regla #2: Formato estándar

Cada persona anota diferente. Eso genera confusión.

Usá siempre el mismo formato:

FECHA: DD/MM/YYYY
HORA: XX:XX - XX:XX
CANCHA: #X
NOMBRE: Apellido, Nombre
TELÉFONO: +XX XXX XXX
PAGADO: SÍ / NO
CONFIRMADO: SÍ / NO

Consejo: Imprimí este formato y pegalo al lado de donde se toman reservas.

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Regla #3: Triple verificación

Antes de confirmar cualquier reserva, verificá tres cosas:

Lleva 2 minutos extra por reserva. Ahorra horas de conflictos.

Realidad: La mayoría de las reservas dobles pasan porque alguien saltó uno de estos pasos.

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Regla #4: Rutina diaria de comunicación

No necesitás software para comunicarte bien con los socios.

Mensaje tipo de confirmación:

"Hola [Nombre], te confirmamos tu reserva hoy a las [Hora] en cancha [#]. ¡Te esperamos!"

Beneficio: Los socios se sienten atendidos. Las cancelaciones de último momento bajan.

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Los 5 errores que destruyen sistemas manuales

Error #1: Múltiples "Sistemas de respaldo"

"El WhatsApp es solo para emergencias..."

No existe sistema secundario. Cada fuente alternativa multiplica la confusión.

Solución: Eliminá todas las alternativas. Todo pasa por un solo lugar.

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Error #2: Sin backup de personas

"Solo María sabe cómo funciona."

¿Qué pasa cuando María se enferma?

Solución:

1. Documentá todos los procedimientos paso a paso
2. Entrenado mínimo a 2 personas en el sistema completo
3. Probá que funcione sin la persona principal una vez por mes

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Error #3: Política de cancelación inconsistente

"Depende de quién llame..."

Reglas diferentes para cada socio generan conflictos y resentimiento.

Solución: Una política clara, por escrito, igual para todos.

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Error #4: Sin registro de datos

"Nosotros solo nos enfocamos en el día a día."

Sin datos, los problemas crecen sin que los veas.

Mínimo a registrar (puede ser con rayas en una hoja):

• Ocupación diaria por cancha
• Cancelaciones por semana
• No-shows por mes

Clave: No tiene que ser sofisticado. Tiene que existir.

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Error #5: Sistema demasiado complicado

"Tenemos un proceso diferente para cada tipo de socio..."

Cuanto más complejo el sistema manual, más fácil se rompe.

Solución: Un proceso simple para todos. Los casos especiales se manejan como excepciones, no como sistemas paralelos.

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Rutina diaria que funciona

Mañana (8-9 AM)

• Revisar reservas del día
• Confirmar pagos pendientes
• Verificar disponibilidad de canchas

Mediodía (1-2 PM)

• Enviar confirmaciones para la tarde
• Actualizar cualquier cambio de la mañana

Noche (7-8 PM)

• Preparar el cronograma del día siguiente
• Anotar cualquier incidente del día
• Dejar todo listo para quien abre mañana

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Cuándo sí necesitás software

Importante: Antes de comprar software, asegurate de que el sistema manual esté funcionando bien. Un software no arregla procesos rotos, los automatiza.

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Por dónde empezar

Semana 1: Auditoría

• Documentá todas las fuentes de reservas actuales
• Anotá cada conflicto durante 7 días
• Preguntá al equipo qué les frustra

Semana 2: Unificación

• Elegí la fuente única
• Eliminá las alternativas
• Entrenado a todos en el nuevo proceso

Semana 3: Ajuste

• Monitoreá diariamente
• Ajustá según la realidad
• Documentá lo que funciona

Semana 4: Estandarización

• Escribí los procedimientos finales
• Creá materiales de entrenamiento
• Establecé la rutina de monitoreo

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La conclusión

Un sistema manual bien organizado le gana a un software mal implementado.

No necesitás tecnología cara para que las reservas funcionen. Necesitás:

• Una sola fuente de verdad
• Un formato estándar
• Una rutina diaria
• Personas entrenadas

Ordenalo primero. Después, si hace falta, automatizá.

El caos no se arregla con software. Se arregla con proceso.