Cómo reducir los no-shows en tu club de pádel
Combina recordatorios automáticos, política de cancelación y prepago para reducir no-shows 60-80%. Recupera miles de euros mensuales en canchas vacías.
Para reducir no-shows en un club de pádel necesitas combinar tres medidas: recordatorios automáticos 2-3 horas antes de cada reserva, política de cancelación con penalizaciones claras, y prepago obligatorio en horas pico. Estos tres elementos juntos reducen los no-shows entre un 60-80%.
Si estás perdiendo 5-10 reservas semanales porque la gente simplemente no aparece (y ni siquiera avisa), ya sabes cuánto duele. Cada no-show en hora pico son 15-25€ que se evaporan, más el costo de oportunidad.
Resumen: Por qué la gente hace no-show, el sistema de 3 capas para eliminarlo, y un plan de implementación semana a semana.
Cuánto te están costando los no-shows
Hagamos números reales. Imagina un club con 6 canchas:
| Métrica | Valor |
|---|---|
| No-shows promedio | 8 por semana |
| Precio hora pico | 20€ |
| Duración | 90 min |
Cálculo mensual: 8 no-shows × 20€ × 4 semanas = 640€/mes perdidos
Pero eso no es todo:
| Costo oculto | Impacto |
|---|---|
| Costo de oportunidad | Esas 8 franjas podrían haberse vendido (otros 640€) |
| Mala reputación | Gente que llamó, le dijiste "completo", y se fue a la competencia |
| Tiempo de gestión | Horas perdidas persiguiendo, reenviando mensajes, llamando |
Cuidado: Costo real total entre 1,000-1,500€ mensuales para un club promedio. Y eso si solo tienes 8 no-shows semanales.
Por qué la gente hace no-show
1. Se olvidaron (50% de los casos)
El problema:
Reservaron hace 3 días. Llegó el día, tenían otra cosa, y simplemente se les olvidó.
La solución:
Recordatorios automáticos 2-3 horas antes:
"Recuerda: tienes cancha 4 reservada hoy a las 19:00. Si no puedes venir, cancela desde la app para que otro jugador pueda usarla."
Impacto: Reduce no-shows 40-50% solo con esto.
2. No hay consecuencias (30% de los casos)
El problema:
Si no aparecer no tiene ninguna consecuencia, ¿por qué molestarse en cancelar? Total, mañana reservo otra vez.
La solución: penalización progresiva
| Situación | Consecuencia |
|---|---|
| 1er no-show | Advertencia automática por email |
| 2do no-show (30 días) | Prepago obligatorio próximas 3 reservas |
| 3er no-show | Bloqueo temporal 15 días |
Beneficio clave: El sistema gestiona esto automáticamente. Sin emociones, sin excepciones manuales.
3. Cambio de planes de último momento (15%)
El problema:
Surgió algo importante 1 hora antes. Saben que no van a ir, pero piensan "ya es muy tarde para cancelar".
La solución: política escalonada
| Tiempo | Reembolso |
|---|---|
| Más de 3h antes | 100% |
| Entre 3h y 1h | 50% |
| Menos de 1h o no-show | 0% |
Tip: Si cancelas aunque sea con 2 horas, pierdes solo el 50%. Si no cancelas nada, pierdes el 100%. La gente prefiere cancelar y perder la mitad.
4. Reservas "por si acaso" (5%)
El problema:
Algunos usuarios reservan 2-3 canchas en diferentes horarios "por si acaso", y luego solo usan una.
La solución:
Límite de reservas simultáneas activas.
Cuidado: Máximo 2 reservas activas. Cuando una se juega, pueden hacer otra.
El sistema de 3 capas contra no-shows
No hay una solución mágica. Lo que funciona es combinar tres capas de defensa:
Capa 1: Recordatorios automáticos (prevención)
Qué enviar:
| Momento | Tipo | Importancia |
|---|---|---|
| 24h antes | Email (opcional) | Baja |
| 3h antes | Push notification | Alta |
| 30 min antes | Recordatorio final | Media |
Contenido del mensaje:
"Hola [Nombre], te esperamos hoy a las [Hora] en la cancha [Número]. Si no puedes venir, cancela ahora para que otra persona pueda jugar."
Incluye siempre:
- Link directo para cancelar (un clic)
- Recordatorio de la política: "Cancelaciones hasta 3h antes sin cargo"
Dato real: Reducción del 40-50% de no-shows solo con esto.
Capa 2: Prepago en horas pico (barrera económica)
La gente que paga por adelantado rara vez hace no-show. Es psicología básica: si ya pagaste, vas a ir.
Cuándo aplicar prepago:
| Situación | Prepago |
|---|---|
| Horas pico (18:00-22:00) | Sí |
| Fines de semana completos | Sí |
| Usuarios con 2+ no-shows previos | Sí |
| Reservas de usuarios nuevos | Sí |
Cuándo NO aplicar:
| Situación | Prepago |
|---|---|
| Socios de confianza con buen historial | No |
| Horarios valle | No |
Cómo comunicarlo:
"Para asegurar tu reserva en horario de alta demanda, el pago es por adelantado. Reembolso completo si cancelas con más de 3 horas de antelación."
Impacto: Reducción del 80-90% en franjas con prepago.
Capa 3: Penalizaciones automáticas (disuasión)
Para los que igual hacen no-show a pesar de todo, necesitas consecuencias automáticas.
Sistema de puntos (ejemplo):
| Acción | Puntos |
|---|---|
| No-show | +1 punto |
| Reserva completada sin problemas | -0.5 puntos |
| Al llegar a 2 puntos | Prepago obligatorio |
Alternativa más simple:
| Situación | Consecuencia |
|---|---|
| 1er no-show | Email automático de advertencia |
| 2do no-show (60 días) | Prepago obligatorio 3 reservas |
| 3er no-show | Suspensión temporal 15 días |
Beneficio clave: Todo automático. Sin llamadas incómodas. Sin excepciones.
Plan de implementación semana a semana
Semana 1: Recordatorios automáticos
Configuración:
- Activa notificaciones 3 horas antes
- Incluye link directo para cancelar
- Prueba enviándote un recordatorio antes de activarlo para todos
Tip: Si tu sistema no tiene esto, cámbialo. Es básico.
Semana 2: Política de cancelación
Define y comunica:
| Tiempo | Penalización |
|---|---|
| Más de 3h | Gratis |
| Entre 3h y 1h | 50% |
| Menos de 1h / no-show | 100% |
Dónde comunicarla:
- Email a todos los usuarios
- Cartel en recepción
- Mensaje en confirmación de reserva
- Términos y condiciones en tu web
Semana 3: Prepago en horas pico
Activa prepago solo en franjas de alta demanda:
| Día | Horario con prepago |
|---|---|
| Lunes a Viernes | 18:00-22:00 |
| Sábado y Domingo | 10:00-20:00 |
Tip: Si hay resistencia inicial, da un período de gracia: "A partir del 1 de febrero, horarios pico requieren prepago."
Semana 4: Penalizaciones automáticas
Configura el sistema para:
- Detectar automáticamente cuando alguien hace no-show
- Registrar el incidente en el perfil del usuario
- Enviar email automático según nivel
- Aplicar restricciones automáticamente
Cómo medir si está funcionando
Trackea semanalmente:
| Métrica | Meta |
|---|---|
| No-shows totales | < 2% de reservas |
| Cancelaciones oportunas (con +3h) | Esto es bueno |
| Canchas recuperadas vía lista de espera | Lo que antes perdías |
| Ingresos recuperados | € que antes se evaporaban |
Progreso esperado
| Mes | Medidas activas | No-shows | Ahorro |
|---|---|---|---|
| Mes 0 | Ninguna | 8/semana | 0€ |
| Mes 1 | Solo recordatorios | 4/semana (-50%) | 320€ |
| Mes 2 | + Prepago horas pico | 1-2/semana (-80%) | 500€ |
| Mes 3 | + Penalizaciones | 0-1/semana (-90%) | 580€ |
Resultado: En 3 meses pasas de perder 640€/mes a recuperar casi todo. Más la mejora en reputación y disponibilidad real para clientes.
Resumen: checklist rápido
| Paso | Acción | Semana |
|---|---|---|
| 1 | Activa recordatorios automáticos 3h antes | 1 |
| 2 | Define política de cancelación escalonada | 2 |
| 3 | Comunica la política a todos los usuarios | 2 |
| 4 | Activa prepago en horas pico | 3 |
| 5 | Configura penalizaciones automáticas | 4 |
| 6 | Trackea métricas semanalmente | Continuo |
Consejo final: Empieza solo con recordatorios. Si después de 2-3 semanas todavía tienes problemas, añade el resto progresivamente. No necesitas implementar todo el primer día.
Preguntas frecuentes
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